Release Notes Release 24.7

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Release 24.7 vom 23. September 2024

Verehrte Kundinnen und Kunden,

Sie haben heute Nacht ein neues Release erhalten, mit dem entsprechenden Lizenzpaket können Sie nun Incentives für Ihre Erfinderinnen und Erfinder vergeben.

Abbildung 1: So kann man den Erfindern basierend auf den bisher erhaltenen Punkten Bonusse zuweisen

Sie können entscheiden, bei welchem Event Punkte vergeben werden und in welcher Höhe diese Punkte sein sollen. Die vergebenen Punkte werden von Continux automatisch berechnet und können dann als Bonus zugewiesen werden. Die Anzahl Punkte, die einen Bonus ausmachen können Sie selbst bestimmen.

Abbildung 2: Hier können Sie einstellen, zu welchem Event welche Höhe von Punkten vergeben werden sollen. Außerdem können Sie definieren, ab welcher Höhe an Punkten ein gewisses Niveau erreicht worden ist. Das Niveau wird dem Erfinder oder der Erfinderin im Ideenportal eingeblendet

Es wurde nun auch der Status "Trade Secret" für Erfindungsmeldungen hinzugefügt. Um diese Implementierung zu prüfen muss eine Erfindungsmeldung angelegt werden. Dort werden Sie nun ein neues Feld identifizieren. Das neue Feld ist ein Datum. Die Bezeichnung ist Trade Secret sein. Wenn man ein Datum in dieses Feld einträgt und speichert, ändert sich der Status der Erfindungsmeldung auf "Trade Secret". Wenn andere Felder im Anschluss (Datumsfelder) befüllt werden, die normalerweise eine Statusänderung auslösen, darf der Status Trade Secret nicht mehr verschwinden, es sei denn, Trade Secret wird als Datum wieder herausgenommen.

Beachten Sie, wenn Sie den Ideenstatus verwenden möchten, benötigen Sie die richtige Continux-Lizenz. Ist diese lizenziert muss das dazugehörige Auswahlfeld in den Auflistungen ausgefüllt werden. Wenn Einträge vorhanden sind, ändert sich Ihr Ideenportal und erhält folgendes Auswahlfeld zusätzlich:

Abbildung 3: Sobald verschiedene Ideen-Status eingegeben wurden, kann der Erfinder oder die Erfinderin im Ideenportal einen solchen Status setzen. Der gesetzte Ideenstatus landet in der Patentabteilung. Dort kann man als Mitglied des Innovationskommitees bzw. Patentgutachter oder Patentgutachterin diese Idee klassifizieren, wie in Abbildung 4 in den Auswahltabellen eingerichtet

Es wurde damit ein komplett neues und sehr umfangreiches Feature entwickelt, mit der passenden Continux-Lizenz können Sie nun einen Zwischenschritt zwischen Idee und Erfindungsmeldung durch die Forschung und Entwicklung einführen. Der Zwischenschritt ermöglicht, dass eine Erfindung zunächst "zur Prüfung" durch die F&E einem "Innovationskommittee" vorgelegt wird. Dabei werden natürlich die Gesetze beachtet und, wenn eine Idee eingereicht wird, als Einreichungsdatum ("Schriftlicher Eingang") und als Datum für die Frist das Ausgangs-Datum verwendet, an dem "Request Review" betätigt wurde. Dieses Datum entscheidet dann über die Berechnung der Freigabefrist. Unabhängig von der angeforderten Prüfung kann der Erfinder die Idee dennoch parallel jederzeit als Erfindungsmeldung einreichen wie in unserem Ideenportal gewohnt. Das neu hinzgekommene Feature setzt sich aus folgenden Funktionalitäten zusammen:

• Datum
• Kommentar
• Dropdown mit Reviewergebnis auswählbar 

Für die Patentsachbearbeiter gibt es nun einen eigenen Bereich, der die seitens der Erfinder "zur Prüfung" freigegebenen Erfindungen darstellt und eine Vorabbeurteilung erlaubt. 

Abbildung 4: Hier können Ideen seitens der Patentgutacher beurteilt werden. Die zur Auswahl kommenden Beurteilungsvorschläge können kundenseitig selbst definiert und vorgegeben werden

Passend zu dem neuen Bereich der Ideenbewertung durch den Patentgutachter oder durch ein "Innovationskommittee" werden entsprechende Reports zu den eingereichten Ideen zur Verfügung gestellt. Diese sind im Standard wie folgt verfügbar:

• Eingereichte Ideen / Ideas submitted pro Monat nach Technologien (Zeitraum filterbar)
• Anzahl Ideen nach Technologien (Zeitraum filterbar)
• Schutzentscheidungen nach Technologien (Zeitraum filterbar)

Außerdem haben wir in diesem Zusammenhang sogenannte "erweiterte Benachrichtungen" eingeführt, die Möglichkeit also, bei bestimmten Vorgängen und Statusänderungen Nachrichten zu erhalten und diese selbst zu konfigurieren. Wir haben Ihnen, da dies sehr viel "Stoff" ist hier ein kleines zusammenfassendes Video vorbereitet. Für Nichtkunden ist dieses Video nicht gedacht, sondern für unsere Anwender des Ideenportals, die sich in diesem VIdeo auch ohne Text und Erläuterung zurechtfinden werden, da sie das Zusammenwirken von Ideenportal und Erfindungsmeldungen im IPMS bereis gut kennen das Video finden Sie am Ende dieses Artikels als Anhang,

English Version

Release 24.7 from September 23, 2024

Dear customers,

You have received a new release tonight, with the corresponding license package you can now award incentives for your inventors.

Figure 1: How to assign bonuses to inventors based on the points received so far

You can decide at which event points are awarded and how many points these should be. The points awarded are calculated automatically by Continux and can then be assigned as a bonus. You can determine the number of points that make up a bonus yourself.

Figure 2: Here you can set which level of points should be awarded for which event. You can also define the number of points required to reach a certain level. The level is displayed to the inventor in the ideas portal

The “Trade Secret” status has now also been added for invention disclosures. To check this implementation, an invention disclosure must be created. You will now identify a new field there. The new field is a date. The designation is Trade Secret. If you enter a date in this field and save it, the status of the invention disclosure changes to “Trade Secret”. If other fields are subsequently filled in (date fields), which normally trigger a status change, the Trade Secret status may no longer disappear unless Trade Secret is removed again as a date.

Please note that if you want to use the idea status, you need the correct Continux license. If this is licensed, the corresponding selection field in the listings must be filled in. If entries are available, your idea portal will change and the following selection field will be added:

Figure 3: As soon as various idea statuses have been entered, the inventor can set one of these statuses in the ideas portal. The set idea status ends up in the patent department. There, as a member of the innovation committee or patent reviewer, you can classify this idea, as shown in Figure 4 in the selection tables

With the appropriate Continux license, you can now introduce an intermediate step between the idea and the invention disclosure by Research and Development. The intermediate step enables an invention to first be submitted to an “innovation committee” for examination by the R&D department. Of course, the laws are observed and, when an idea is submitted, the date of submission (“written receipt”) and the date on which the “Request Review” button was pressed are used as the date for the deadline. This date then determines the calculation of the release deadline. Irrespective of the requested review, the inventor can still submit the idea in parallel at any time as an invention disclosure as usual in our ideas portal. The new feature consists of the following functionalities:

Implementation Invention report review consisting of:

Date
Comment
Dropdown with review result selectable

There is now a separate area for patent administrators, which shows the inventions released by the inventors “for examination” and allows a preliminary assessment. 

A newly created idea does not initially receive idea status. The initial idea status is set after an inventor has pressed a corresponding button. The innovation team can then “review” all ideas in this initial status and switch to a subsequent status. However, the inventor should always be able to submit an idea. It is only solved organizationally by encouraging inventors to press the Request Review button first.

The Submit button must not be deactivated for legal reasons. It must be possible both to evaluate ideas and to submit an idea immediately.

It is technically possible to activate the “Request Review” button and the “Submit” button at the same time. The request “Review” button is only displayed if a provisional idea status is configured. This maintains compatibility for other customers. If the “Request Review” button is pressed, the idea is set to a corresponding provisional status. The extended notification

function can be used to notify a user group (Innovation Team) or a user that an idea is due for evaluation.

If an idea is submitted, the “Request Review” button is deactivated. This prevents this idea from being submitted for evaluation and creating work for the Innovation Team.

The “Innovation Team” receives a view in which it can see all the contents of an idea (see email from Dr. Seeliger dated 16.07.: currently only the inventor view is configured here for Ms. Seeliger. However, she cannot open an idea if she is not allowed to edit it and therefore cannot view all the contents of an idea). 

When an idea is submitted, the submission date (“Written receipt”) and the deadline date is the date on which the “Request Review” button was pressed. This date must be entered in the “Request Review” process.

Figure 4: Ideas can be assessed here by the patent assessors. The assessment proposals to be selected can be defined and specified by the customer themselves

Corresponding reports on the submitted ideas are made available for the new area of idea evaluation by the patent assessor or by an “innovation committee”. These are available in the standard system as follows:

Ideas submitted per month by technology (period can be filtered)

Number of ideas by technology (period can be filtered)

Protection decisions by technology (period can be filtered)

In this context, we have also introduced so-called “extended notifications”, i.e. the option of receiving messages for certain processes and status changes and configuring these yourself. As this is a lot of “stuff”, we have prepared a short summary video for you here. This video is not intended for non-customers, but for our users of the Ideas Portal, who will find their way around this video even without text and explanations, as they are already very familiar with the interaction between the Ideas Portal and invention disclosures in IPMS. You will find the video as an attachment at the end of this article,